Many pocket watchesWährend der Vorbereitung meines Seminars „Zeitmanagement – Werkzeuge für die Praxis“ habe ich festgestellt, dass es schade wäre, wenn nur die Teilnehmer der Schulung davon profitieren. Das brachte mich auf die Idee, eine Art Newsletter zu kreieren, den ich dann auf meiner Homepage veröffentlichen kann. So kann ich meine Tipps zu verschiedenen Themen viel weiter streuen. Und in der heutigen Zeit hat man ja auch noch die anderen Kanäle wie Xing und Facebook, die auch mit Neuigkeiten bestückt werden wollen.

Während ich mich also gedanklich mit dieser Idee beschäftigte, kam eine E-Mail von Susanne Kumm, in der sie zu einer Blogparade „Endlich Zeit finden“ aufrief („Endlich Zeit finden“). Was für ein glücklicher Zufall – mein Thema! Also los geht´s: ich starte meinen eigenen Blog! Hier werde ich in regelmäßigen Abständen immer wieder Tipps und Tricks rund um die Themen, die mich beschäftigen, veröffentlichen. Seien Sie also gespannt, was alles noch kommt.

Was ist Zeitmanagement?

Zurück zu meinem Seminar Zeitmanagement. Für mich ist Zeitmanagement nicht einfach nur, eine Wiedervorlageliste zu haben und einen ausführlichen Kalender zu führen. Es geht um Disziplin und Selbstmanagement. Es ist eine Einstellungssache und wie immer bei neuen Sachen, die man sich angewöhnen will – ist gutes Zeitmanagement erst mal Arbeit. Meinen Seminarteilnehmern habe ich gesagt, sie sollen mir mal ein Foto von ihrem Schreibtisch schicken, damit ich weiß, womit wir es zu tun haben. Was soll ich sagen – es war genauso, wie ich dachte. Das reinste Chaos! Da wurde mir klar, ich muss mit dem Seminar einen Schritt vorher ansetzen. Der erste Punkt auf der Agenda ist jetzt: „Das aufgeräumte Büro!“ Die Gesichter meiner Seminarteilnehmer, wenn sie erkennen, dass sie am nächsten Tag erst Mal Ordnung schaffen müssen – unbezahlbar!

Konzentration auf das Wesentliche

Warum ist Ordnung so wichtig? Es geht nicht um Ordnung um der Ordnung willen – sondern darum, dass man so organisiert ist, dass die normalerweise im Lauf des Tages vergeudete Zeit effizient und effektiv anders genutzt werden kann. Die Suche von wichtigen Unterlagen, die man jetzt gerade braucht, dauert einfach länger, wenn man sich erst durch die Papierstapel auf dem Schreibtisch, im Ablagefach, im Schrank, auf dem Boden, usw. wühlen muss. Das ist allerdings nicht das Hauptargument für Ordnung. Jeder kennt das vielleicht noch von früher: man hatte sich vorgenommen, für die wichtige anstehende Prüfung zu lernen und schaut sich in seinem Zimmer um. Auf einmal fällt einem auf, dass dringend mal wieder Staub gewischt werden muss, die Fenster könnten auch mal wieder geputzt werden und irgendwie wäre ein kompletter Frühjahrsputz genau das, was man jetzt statt lernen machen könnte….Genauso ist es, wenn unser Büro im Chaos versinkt – man kann sich ständig von anderen Dingen ablenken lassen und am Ende des Tages hat man die wichtigen Dinge, die man eigentlich fest vorhatte, zu erledigen, nicht geschafft. Die geschätzte Zeitersparnis pro Tag beläuft sich auf mindestens eine Stunde, wenn nicht sogar noch mehr!

Was ist also genau zu tun?

Machen Sie den Selbsttest: nehmen Sie sich einen Tag Zeit und räumen Sie Ihr Büro auf. Das betrifft den Schreibtisch, den Aktenkoffer, die Schränke, den Boden, die Schubladen und natürlich auch Ihre Festplatte.

Stellen Sie einen großen Papierkorb bereit – Sie werden ihn brauchen! Gehen Sie die Papierberge durch: Ist ein Dokument wichtig, sammeln Sie es erst einmal in einem Fach. Braucht eine dritte Person das Dokument, sammeln Sie es in einem zweiten Fach zur späteren Verteilung. Alles andere werfen Sie weg! Radikal, ich weiß.

So gehen Sie mit allen Papieren in Ihrem Büro um. Dann nehmen Sie sich das – wahrscheinlich überquellende – Fach vor und schreiben unerledigte Aufgaben auf Ihre to do Liste. Brauchen Sie das Dokument dann noch – legen Sie es ab, andernfalls gehört es in den Papierkorb. Wichtig: Finden Sie während der Aufräumaktion etwas, was wichtig ist oder Sie schon lange vergessen haben: Lassen Sie nicht gleich alles liegen – sondern notieren Sie sich die Aufgabe auf Ihrer to do Liste und weiter geht´s! Nicht ablenken lassen!

Überlegen Sie sich ein gutes System, wie Sie zukünftig Ordnung halten wollen. Wenn Sie aber am Ball bleiben, werden Sie schon bald erstaunliche Resultate sehen. Und wenn Sie das Büro verlassen, können Sie sich auf die Schulter klopfen und sich dazu gratulieren, Ihre Arbeit gut gemacht zu haben. Und das schöne ist: Man kann immer wieder anfangen! Wenn Sie nach ein paar hektischen Tagen merken, dass sich wieder einiges angesammelt hat, nehmen Sie sich eine halbe Stunde Zeit, um alles wieder aufzuräumen.

Belohnung ist wichtig! 

Neben dem gewünschten Effekt – Zeitersparnis durch Konzentration auf das Wichtige – kommt noch ein weiterer schöner Effekt dazu: ein gutes Gefühl! Für mich elementar bei einem guten Zeitmanagement – quasi die Belohnung für die Disziplin.

Zurück zur Blogparade von Susanne Kumm. Susanne beschäftigt sich mit Fragen rund um das Thema Fotografie. Auch das ist ein Thema, das man gerne vor sich herschiebt. Die Bilder werden nach dem Urlaub vielleicht gerade noch auf den Computer geladen und dann nimmt man sich vor, sich irgendwann damit zu beschäftigen. Eben „wenn mal Zeit ist“. Leider findet man die in der Regel nicht und so bleiben die Fotos unbearbeitet auf dem PC.

Da Sie jetzt mit einem guten Gefühl ins Wochenende starten können, finden Sie vielleicht auch die Zeit, sich Ihren Fotos der letzten Urlaubsreise zu widmen, eine Diashow für Ihre Freunde und Familie zu erstellen oder ein Fotobuch für den nächsten Geburtstag zu beginnen. Seien Sie kreativ! Sie haben ja den Rücken frei, da Sie nicht ständig an Ihr Büro und die eventuell in den Papierstapeln schlummernden Aufgaben denken müssen. Sie wissen jetzt genau, welche Aufgaben noch anstehen, wo etwas abgelegt ist und was Sie erwartet.

Generell gilt: Für´s Durchhalten muss man sich belohnen – und das gute Gefühl genießen! Und mal einige Stunden in schönen Urlaubserinnerungen schwelgen – das ist doch was!

Gerne können Sie mir Ihre Erfahrungen mitteilen – ich freue mich auf Ihre Reaktionen!

Richtiges Zeitmanagement ist zunächst anstrengend
Markiert in:

3 thoughts on “Richtiges Zeitmanagement ist zunächst anstrengend

  • 28. Juni 2015 bei 15:18
    Permalink

    Liebe Katja,
    vielen Dank noch mal, dass du dich an meiner Blogparade „Endlich Zeit finden“ beteiligt hast! Du und deine Blogleser finden jetzt alle 33 Blogartikel in meinem Resümee-Beitrag 7 wertvolle Gedanken über die Zeit, die du kennen solltest. Im August erscheint zu der Blogparade ein e-book, in dem ich alle Blogartikel strukturiert aufbereite und auch dir gerne zur Verfügung stelle. Denn das Thema „Zeit“ beschäftigt uns alle – in verschiedenen Lebensbereichen. Über neue Ideen, Erfahrungen anderer und ganz praktische Tipps können wir hoffentlich künftig alle mehr „Zeit finden“, „Zeit haben“ oder „Zeit gewinnen“.

    In diesem Sinne wünsche ich dir viel wertvolle Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Ganz herzliche Grüße schickt dir,
    deine Susanne

  • 17. Juni 2015 bei 11:59
    Permalink

    Liebe Katja,
    ein sehr schöner Artikel. Und ja auch ich kann es bestätigen. Zeit zu haben beginnt immer mit einem aufgeräumten Büro / Schreibtisch. Es ist schier unglaublich, wie viel Zeit man mit Suchen verschwenden kann.
    Liebe Grüße
    Birgit

  • 10. Juni 2015 bei 8:00
    Permalink

    Liebe Katja,
    erst einmal ganz herzliche Glückwunsch zu deinem eigenen Blog! Yippie! Damit ist der erste große Schritt getan. Wie fühlt es sich an? Deinen Artikel zum Zeitmanagement habe ich gerade gelesen und mir sehr darin wiedergefunden. Je mehr Aufgaben, Projekte und neue Ideen bei mir aufschlagen, desto stärker werde ich mit dem Thema Zeit bzw. Prioritäten, Disziplin und Flexibilität konfrontiert. Gut, wenn man sich hier ein passendes Konzept entwickelt, um dran zu bleiben. Mir gefallen deine Tipps: Ordnung machen, dran bleiben, belohnen. Gerade letzteres geht sicher bei vielen vor lauter neuer Aufgaben unter. Dabei gehört innehalten und ein Ergebnis genießen genauso dazu, wie sich immer wieder neuen Dingen zu widmen.
    Besonders gefreut hat mich am Ende des Artikels der direkte Bezug zu dem Thema Urlaubsfotos. Was für eine tolle Überleitung :-)
    Freue mich, bald mehr zum Thema Zeitmanagement auf deinem Blog zu lesen!
    Liebe Grüße,
    deine Susanne

Kommentare sind deaktiviert.